Professionelles Onboarding

Einführung


Haben Sie sich eigentlich schon einmal Gedanken darüber gemacht, was es ein Unternehmen kostet, eine
n neuen Mitarbeiter/Mitarbeiterin einzustellen?

Wahrscheinlich wird es Sie ‘vom Hocker hauen’, wenn Sie diese Zahlen einmal analysieren.

Das beginnt z.B. schon dabei, dass das Profil der Stelle abgecheckt und evtl. angepasst wird, die Stelle geschaltet, evtl. externe Unterstützung für die Besetzung mit herangezogen, die Bewerbungen gesichtet, Gespräche geplant, geführt, analysiert, dokumentiert, der Einarbeitungsprozess geregelt wird und so weiter und so fort. 

Bei so einer Investition – bei der Sie als Unternehmen in Vorleistung gehen – sollten Sie alles darangeben, den Mitarbeiter / die Mitarbeiterin so gut wie möglich und so schnell wie möglich an Ihr Unternehmen zu binden und fit für den neuen Job zu machen. Dieser Prozess bzw. diese Start-, und Einarbeitungsphase wird auch Onboarding genannt. Der neue Mitarbeiter/Mitarbeiterin soll so schnell wie möglich an Bord Ihres Schiffes kommen und das Steuer selber übernehmen.

Doch hierfür werden zunächst noch spezielle Fähigkeiten, Kenntnisse und Einweisungen notwendig. Denn auch wenn Ihr Mitarbeiter / Mitarbeiterin schon einmal ein Schiff gesteuert hat, wird er/sie sicherlich nicht sofort zum Steuer greifen können, sondern sich zunächst einmal mit dem Schiff, der Route, den Gegebenheiten, der Crew etc. vertraut machen müssen. 

Inhalt

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tobias.fortmann@telefonakademie.de

 
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Erfolgreiches Onboarding

Einen dezidierten Einarbeitungsplan zu erstellen, der den Anforderungen der Stelle gerecht wird, ist das Eine. Einige andere Aspekte, die neben dem fachlichen Inhalt ebenso zu beachten sind, möchte ich hier einmal auflisten: 

Professionelle Vorbereitung

Eine professionelle Vorbereitung für den Start des/der neuen Kollegen/Kollegin beginnt bereits unmittelbar nach der Zusage. Je nach zu besetzender Stelle kann zwischen Zusage und Starttag im Unternehmen schon einmal einige Zeit vergehen. Halten Sie dennoch den Kontakt zu Ihrem/Ihrer neuen Kollegen/Kollegin um schon zu diesem Zeitpunkt an der Mitarbeiterbindung zu arbeiten.  

Neben den Kontaktaufnahmen zählt aber auch die Vorbereitung des Arbeitsstarts mit zur Vorbereitungsphase. Es geschieht leider in der Praxis immer wieder, dass bei Arbeitsantritt noch kein Arbeitsplatz eingerichtet wurde, Hardware nicht vorhanden ist, Zugangsdaten fehlen oder der Einarbeitungsplan noch nicht erstellt wurde. Das muss nicht sein, denn dies hinterlässt einen unprofessionellen Eindruck und das Gefühl bei Ihrem neuen Kollegen / Ihrer neuen Kollegin, (noch) nicht erwünscht zu sein.  

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Emotionen vor Inhalt

In Ihrem Einarbeitungsplan sind alle Inhalte abgedeckt? Viel wichtiger als die inhaltliche Vollständigkeit ist das Gefühl, welches Sie Ihrem neuen Kollegen / Ihrer neuen Kollegin vermitteln. Geben Sie ihm/ihr von Anfang an das Gefühl, herzlich willkommen zu sein. Das steigert die Motivation und das Zugehörigkeitsgefühl und dadurch letztendlich auch die Geschwindigkeit des Einarbeitungsprozesses. Denn in einer Atmosphäre in der Sie sich wohl fühlen, lernen Sie viel besser und schneller als in einer sterilen Umgebung.  

Inhalt mit Transfer verknüpfen

Bei der Vermittlung von Inhalten im Rahmen eines Einarbeitungsplans gibt es nichts Ermüdenderes für einen neuen Starter / einer neuen Starterin als in langen Präsentationen / mit Inhalten gefüttert zu werden. Wichtig ist es deshalb, bei der Vermittlung der Inhalte immer die folgenden Fragen aus Sicht des Starters/Starterin zu beantworten:  

  • Warum muss ich das wissen? 
  • Was habe ich davon? 
  • Wie kann ich das anwenden? 

Binden Sie ihn/sie immer aktiv mit ein und geben Sie nach Möglichkeit die Chance zur Anwendung des Gelernten um direkt einen Transfer zu erzielen. 

Struktur geben 

Der Mensch braucht Struktur. In einer neuen Umgebung sogar noch dringender, da uns eine Struktur Sicherheit bietet. Beachten Sie dies auch beim Onboarding.  

  • Erstellen Sie klare Pläne mit Informationen, wann und wo etwas stattfindet 
  • Informieren Sie über Arbeitsabläufe (Beispiele: Arbeits-, und Pausenzeiten, Zeiterfassung, Ansprechpartner, etc.) 
  • Definieren Sie Prozeduren und kommunizieren Sie diese (z.B. Krankmeldungen, Urlaubsplanung, Bewertungen etc.) 
  • Geben Sie Rahmen vor in denen sich der neue Mitarbeiter / die neue Mitarbeiterin ohne Rücksprache bzw. Mit Rücksprache bewegen kann 
  • Stellen Sie ggf. einen Paten oder einen ‘buddy’ auf gleicher Hierarchie-Ebene für Fragen zur Seite 

Führungskultur etablieren

Die Vorerfahrungen, die jede Person mitbringt sind sehr individuell. Dies gilt auch im Hinblick auf die Erfahrungen mit dem Thema Führung. Mit einem neuen Mitarbeiter/Mitarbeiterin haben Sie die Chance, Ihre gewünschte Führungskultur von Beginn an mit zu etablieren bzw. zu verändern. 

Begleiten Sie den/die ‘Neue’ auf dem Weg, indem Sie sich ernsthaft interessieren. Führen Sie von Beginn an eine offene und wertschätzende Kommunikation und gewöhnen Sie Ihren neuen Mitarbeiter/Mitarbeiterin vom ersten Tag direkt daran, Feedback zu geben und zu erhalten.

Die Probezeit als solche nutzen

Die Probezeit ist eine Orientierungsphase, um zu beurteilen ob Sie und Ihr neuer Mitarbeiter/Mitarbeiterin zueinander passen. Sie gilt also in beide Richtungen. Nutzen Sie diese Zeit dafür, eine gute Einschätzung zu erhalten, diese offen zu dokumentieren und frühzeitig ggf. Entwicklungen zu initiieren. Denn diese Entwicklungen sollten ebenfalls innerhalb der Probezeit Auswirkungen aufzeigen, damit Sie am Ende der Phase ein klares ‘ja’ oder auch ‘nein’ aussprechen zu können.

Gehen Sie mit Ihrem Mitarbeiter/Mitarbeiterin immer wieder in den Dialog zu den beidseitigen Erwartungen. Denn eine Probezeit darf niemals ein überraschendes Ende für eine der beiden Parteien finden (unabhängig davon, ob zum Guten oder zum Schlechten). Gerade wenn Sie sich einmal vor Augen halten, was der gesamte Einarbeitungsprozess kostet, wäre es wirtschaftlich doch fatal behaupten zu müssen, dass man nicht alles gegeben hat, um den neuen Mitarbeiter/Mitarbeiterin optimal begleitet und vorbereitet zu haben.